Privacy Policy
This Privacy Policy details how we will use your personal information as a Data Controller.
Last updated: 20/02/2023
Our Details
Here at Overt Software Solutions Ltd we take your privacy seriously and will only ever use your personal information as explained in this policy.
You can contact us with questions about this privacy policy at:
Data Protection Officer
Overt Software Solutions Ltd
Unit 2 Hawford Business Centre
Hawford
Worcester
WR3 7SG
Telephone : 01905 955037
Email: dpo@overtsoftware.com
How we use your information
Visitors to Our Website
When someone visits www.overtsoftware.id we collect:
- Standard internet log information such as IP address, browser version and the pages accessed
- Cookies. See our separate Cookie Policy for further information
Our legal basis for processing this information is:
- Legitimate interest: To allow us to maintain network and information security
Data is processed in the following locations:
- This website is located in Singapore
- With consent, we use a third party, Google Analytics, to collect standard internet log information and details of visitor behaviour patterns. This information is stored in the United States of America, however this data does not identify individuals. See our Cookie policy for further information about the cookies used by this service
We retain this data until:
- Access logs on our web server: 6 months after access
Using our contact forms, Callback requests, live chat, meeting scheduler, request for quotes and emails
When someone uses our contact forms, callback requests, live chat or meeting scheduler or request for quotes on this website or emails us directly we collect:
- your name, email address and any information you provide in the subject and message fields, your phone number on call back requests
Our legal basis for processing this information is:
- Legitimate interest: To allow us to answer presales queries and record email exchanges with existing and potential customers. We do not use this information beyond responding to the specific query.
Data is processed in the following locations:
- We use a third party, Microsoft, to process our emails and video conferencing. This data is stored in the United Kingdom and Europe. Their GDPR compliant privacy policy can be located here
- We use a third party, Microsoft, to schedule meetings through our website. If you schedule a meeting on our website, this data is stored in Europe. See our Cookie policy for further information about the cookies used by this service
- We use a third party, WhatsApp, to provide live chat. This service is activated if you click on the link and go to the third party site.
We retain this data until:
- 2 months after your last enquiry or unless requested to be removed
Signing up to our newsletter
Our newsletter provides news and offers about our products and services. When someone signs up to our newsletter we collect:
- your email address
Our legal basis for processing this information is:
- Consent: You must give your consent to allow us to send you our newsletter.
Data is processed in the following locations:
- We use a third party, ActiveCampaign, to send our newsletters. This data is stored in the United States of America. Their GDPR compliant privacy policy can be located here
We retain this data until:
- You choose to unsubscribe. All newsletter emails will allow you to unsubscribe via a link in the footer at any time
Purchasing our services
When someone purchases services from us we collect:
- your name, email address, organisation name, organisation address, optional sub-account details, potential personally identifiable information in support tickets (if submitted)
Our legal basis for processing this information is:
- Contract: We need this information to fulfil our contractual obligations with you
Data is processed in the following locations:
- Our website is located in the United Kingdom
- If you have purchased a Moodle support contract, our Moodle first line support partner, Terus Learning Ltd, can see your name, email address and ticket information if you submit a support ticket to the Moodle support department
We retain this data until:
- You terminate all contracts with us
Your rights
Depending on the lawful basis and the personal data being processed, you have the following rights to your data:
- The right to be informed: You can see clearly how we process your personal data and we will keep you informed if anything in this policy changes
- The right of access: You can request access to your data. We will respond to these requests within one month where the requests are not complex or numerous
- The right to rectification: You can request that your data be corrected
- The right to erasure: You can request that your data be deleted
- The right to restrict processing: You can request that we restrict processing of your data but continue to store it
- The right to data portability: You can request that your data be exported in a machine readable format to provide data portability
- The right to object: You can object to us processing your data by using the contact details at the top of this privacy policy. Any consent given can be withdrawn at any time
How we Secure your information
- We only request the minimal amount of personal data required
- We only retain personal data for as long as necessary
- We will never share your details with a third party without informing you first
- We encrypt all personal data in transit
- We carry out frequent and encrypted offsite backups of all personal data
- We configure our systems and applications following industry best practice to help mitigate intrusion
- All cloud hosted systems receive regular security scans
- We have clear security and privacy policies and regularly perform security awareness and privacy training for all staff
- We are Cyber Essentials Plus accredited, a UK Government backed security framework
- Continual investment into improving security and privacy
Kebijakan Privasi
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami akan menggunakan informasi pribadi Anda sebagai Pengendali Data.
Last updated: 21/09/2023
Rincian informasi kami
Kami di Overt Software Solutions Ltd menganggap privasi Anda dengan serius dan hanya akan menggunakan informasi pribadi Anda sesuai dengan yang dijelaskan dalam kebijakan ini.
Anda dapat menghubungi kami jika memiliki pertanyaan tentang kebijakan privasi ini di:
Pejabat Perlindungan Data
Overt Software Solutions Ltd
Unit 2 Hawford Business Centre
Hawford
Worcester
WR3 7SG
Telepon: 01905 955037
Email: dpo@overtsoftware.com
Bagaimana kami menggunakan informasi Anda
Pengunjung situs web kami
Ketika seseorang mengunjungi www.overtsoftware.id kami mengumpulkan:
- Informasi log internet standar seperti alamat IP, versi browser, dan halaman yang diakses
- Cookie. Lihat Kebijakan Cookie terpisah kami untuk informasi lebih lanjut
Dasar hukum kami untuk memproses informasi ini adalah:
- Kepentingan sah: Untuk memungkinkan kami menjaga keamanan jaringan dan informasi
Data diproses di lokasi berikut:
- Situs web ini berlokasi di Singapura
- Dengan izin, kami menggunakan pihak ketiga, Google Analytics, untuk mengumpulkan informasi log internet standar dan rincian pola perilaku pengunjung. Informasi ini disimpan di Amerika Serikat, namun data ini tidak mengidentifikasi individu. Lihat Kebijakan Cookie kami untuk informasi lebih lanjut tentang cookie yang digunakan oleh layanan ini.
Kami menyimpan data ini sampai:
- Log akses di server web kami: 6 bulan setelah akses
Menggunakan formulir kontak kami, permintaan panggilan kembali, obrolan langsung, jadwal pertemuan, permintaan penawaran, dan surel
Ketika seseorang menggunakan formulir kontak kami, permintaan panggilan kembali, obrolan langsung atau jadwal pertemuan, atau permintaan penawaran di situs web ini atau mengirimkan surel langsung kepada kami, kami mengumpulkan:
Nama Anda, alamat surel, dan semua informasi yang Anda berikan dalam kolom subjek dan pesan, nomor telepon Anda pada permintaan panggilan kembali
Dasar hukum kami untuk memproses informasi ini adalah:
- Kepentingan sah: Untuk memungkinkan kami menjawab pertanyaan pra-penjualan dan mencatat pertukaran surel dengan pelanggan yang ada dan calon pelanggan. Kami tidak menggunakan informasi ini untuk tujuan selain menjawab pertanyaan yang spesifik.
Data diproses di lokasi berikut:
- Kami menggunakan pihak ketiga, Microsoft, untuk memproses surel dan konferensi video kami. Data ini disimpan di Inggris dan Eropa. Kebijakan privasi mereka yang sesuai dengan GDPR dapat ditemukan disini.
- Kami menggunakan pihak ketiga, Microsoft, untuk menjadwalkan pertemuan melalui situs web kami. Jika Anda menjadwalkan pertemuan di situs web kami, data ini disimpan di Eropa. Lihat Kebijakan Cookie kami untuk informasi lebih lanjut tentang cookie yang digunakan oleh layanan ini.
- Kami menggunakan pihak ketiga, WhatsApp, untuk menyediakan obrolan langsung. Layanan ini diaktifkan jika Anda mengklik tautan dan pergi ke situs pihak ketiga.
Kami menyimpan data ini sampai:
- 2 bulan setelah pertanyaan terakhir Anda atau kecuali diminta untuk dihapus
Mendaftar ke newsletter kami
Newsletter kami memberikan berita dan penawaran tentang produk dan layanan kami. Ketika seseorang mendaftar ke newsletter kami, kami mengumpulkan:
- Alamat surel Anda
Dasar hukum kami untuk memproses informasi ini adalah:
- Persetujuan: Anda harus memberikan persetujuan Anda agar kami dapat mengirimkan newsletter kami kepada Anda.
Data diproses di lokasi berikut:
- Kami menggunakan pihak ketiga, ActiveCampaign, untuk mengirimkan newsletter kami. Data ini disimpan di Amerika Serikat. Kebijakan privasi mereka yang sesuai dengan GDPR dapat ditemukan disini.
Kami menyimpan data ini sampai:
- Anda memilih untuk berhenti berlangganan. Semua surel newsletter akan memungkinkan Anda berhenti berlangganan melalui tautan di bagian bawah kapan saja.
Membeli layanan kami
Ketika seseorang membeli layanan dari kami, kami mengumpulkan:
- Nama Anda, alamat surel, nama organisasi, alamat organisasi, detail sub-akun opsional, informasi yang mungkin dapat diidentifikasi secara pribadi dalam tiket dukungan (jika diajukan)
Dasar hukum kami untuk memproses informasi ini adalah:
- Kontrak: Kami memerlukan informasi ini untuk memenuhi kewajiban kontrak kami dengan Anda
Data diproses di lokasi berikut:
- Situs web kami berlokasi di Inggris
- Jika Anda telah membeli kontrak dukungan Moodle, mitra dukungan lini pertama Moodle kami, Terus Learning Ltd, dapat melihat nama Anda, alamat surel, dan informasi tiket jika Anda mengirimkan tiket dukungan ke departemen dukungan Moodle
Kami menyimpan data ini sampai:
- Anda mengakhiri semua kontrak dengan kami
Hak Anda
Tergantung pada dasar hukum dan data pribadi yang sedang diproses, Anda memiliki hak-hak berikut terhadap data Anda:
- Hak untuk diberitahu: Anda dapat melihat dengan jelas bagaimana kami memproses data pribadi Anda dan kami akan menjaga Anda tetap diinformasikan jika ada perubahan dalam kebijakan ini
- Hak akses: Anda dapat meminta akses ke data Anda. Kami akan merespons permintaan ini dalam waktu satu bulan jika permintaan tersebut tidak kompleks atau banyak
- Hak untuk perbaikan: Anda dapat meminta data Anda diperbaiki
- Hak untuk dihapus: Anda dapat meminta data Anda dihapus
- Hak untuk membatasi pemrosesan: Anda dapat meminta kami membatasi pemrosesan data Anda tetapi tetap menyimpannya
- Hak untuk portabilitas data: Anda dapat meminta data Anda diekspor dalam format yang dapat dibaca oleh mesin untuk memberikan portabilitas data
- Hak untuk memprotes: Anda dapat memprotes kami memproses data Anda dengan menggunakan rincian kontak di bagian atas kebijakan privasi ini. Setiap persetujuan yang diberikan dapat ditarik kembali kapan saja
Bagaimana Kami Menjamin Keamanan Informasi Anda
- Kami hanya meminta jumlah data pribadi yang minimal yang diperlukan
- Kami hanya menyimpan data pribadi selama yang diperlukan
- Kami tidak akan pernah membagikan rincian Anda kepada pihak ketiga tanpa memberi tahu Anda terlebih dahulu
- Kami mengenkripsi semua data pribadi dalam perjalanan
- Kami melakukan pencadangan data pribadi secara teratur dan terenkripsi di luar lokasi
- Kami mengkonfigurasi sistem dan aplikasi kami mengikuti praktik terbaik industri untuk membantu mengurangi risiko intrusi
Semua sistem yang dihosting di cloud menerima pemindaian keamanan secara berkala - Kami memiliki kebijakan keamanan dan privasi yang jelas dan secara berkala melakukan pelatihan kesadaran keamanan dan privasi untuk semua staf
- Kami memiliki akreditasi Cyber Essentials Plus, sebuah kerangka keamanan yang didukung oleh Pemerintah Inggris
- Investasi berkelanjutan untuk meningkatkan keamanan dan privasi
