Privacy Policy
This Privacy Policy details how we will use your personal information as a Data Controller, in compliance with Indonesia’s Personal Data Protection (PDP) Law.
Last updated: 12/12/2024
Our Details
At Overt Software Solutions, we take your privacy seriously and will only ever use your personal information as explained in this policy.
You can contact us with questions about this privacy policy at:
Data Protection Officer
Data Protection Officer
Overt Software Solutions Ltd
Unit 2 Hawford Business Centre
Hawford
Worcester
WR3 7SG
Telephone : +44 1905 955037
Email: dpo@overtsoftware.com
How we use your information
Visitors to Our Website
When someone visits www.overtsoftware.id we collect:
- Standard internet log information such as IP address, browser version, and the pages accessed.
- Cookies. See our separate Cookie Policy for further information
Our legal basis for processing this information is:
- Explicit consent: We obtain your consent before collecting and using your data, unless required for legitimate purposes such as ensuring the security of our website.
Data is processed in the following locations:
- This website is hosted in Singapore.
- With consent, we use a third party, Google Analytics, to collect standard internet log information and details of visitor behaviour patterns. This information is stored in the United States of America but does not identify individuals. See our Cookie policy for further details.
We retain this data until:
- Access logs on our web server: 6 months after access
Using our contact forms, Callback requests, live chat, meeting scheduler, request for quotes and emails
When someone uses these services on our website or emails us directly, we collect:
- Your name, email address, phone number (on callback requests), and any information you provide in the subject and message fields.
Our legal basis for processing this information is:
- Explicit consent: We collect and use this information only with your consent.
Data is processed in the following locations:
- We use a third party, Microsoft, to process our emails and video conferencing. This data is stored in Europe.
- We use a third party, WhatsApp, to provide live chat. This service is activated if you click on the link and are directed to WhatsApp’s platform.
Retention period:
- 2 months after your last enquiry or upon your request for removal.
Signing up to our newsletter
Our newsletter provides updates and offers about our products and services. When someone signs up to our newsletter, we collect:
- Your email address.
Our legal basis for processing this information is:
- Explicit consent: You must provide your consent for us to send you the newsletter.
Data is processed in the following locations:
- We use a third party, MailerLite, to send newsletters. This data is stored in the European Union.
Retention period:
- Until you choose to unsubscribe. A link to unsubscribe is provided in every newsletter.
Purchasing our services
When someone purchases services from us we collect:
- Your name, email address, organisation name, organisation address, optional sub-account details, and any personally identifiable information in support tickets (if submitted).
Our legal basis for processing this information is:
- Contractual necessity: We need this information to fulfil our contractual obligations with you.
Data is processed in the following locations:
- Our website is hosted in Singapore.
- If you have purchased Moodle support, our Moodle partner may access ticket information as necessary.
Retention period:
- Until all contracts with us are terminated.
Your rights
In compliance with Indonesia’s PDP Law, you have the following rights regarding your personal data:
- The right to be informed: We will keep you informed about how your data is processed.
- The right of access: You can request access to your data.
- The right to rectification: You can request corrections to your data.
- The right to erasure: You can request that your data be deleted.
- The right to restrict processing: You can request that we limit how your data is processed.
- The right to data portability: You can request your data in a portable format.
- The right to object: You can object to certain types of data processing or withdraw your consent at any time.
To exercise your rights, contact our Data Protection Officer using the details at the top of this policy.
How We Secure Your Information
- We only request the minimal amount of personal data required.
- We retain personal data only as long as necessary.
- We do not share your details with third parties without your explicit consent.
- Personal data is encrypted in transit.
- Offsite backups of all personal data are encrypted.
- Systems and applications are configured according to industry best practices.
- Regular security scans are conducted on cloud-hosted systems.
- Security and privacy training is provided to all staff.
We are committed to continual improvement in security and privacy measures to ensure compliance with Indonesia’s PDP Law.
Kebijakan Privasi
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami akan menggunakan informasi pribadi Anda sebagai Pengendali Data, sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (PDP) Indonesia.
Terakhir di perbarui: 12/12/2024
Detail Kami
Di Overt Software Solutions, kami sangat menjaga privasi Anda dan hanya akan menggunakan informasi pribadi Anda sebagaimana dijelaskan dalam kebijakan ini.
Jika Anda memiliki pertanyaan terkait kebijakan privasi ini, Anda dapat menghubungi kami di:
Data Protection Officer
Data Protection Officer
Overt Software Solutions Ltd
Unit 2 Hawford Business Centre
Hawford
Worcester
WR3 7SG
Telephone : +44 1905 955037
Email: dpo@overtsoftware.com
Bagaimana Kami Menggunakan Informasi Anda
Pengunjung Situs Web Kami
Ketika seseorang mengunjungi www.overtsoftware.id, kami mengumpulkan:
- Informasi log internet standar seperti alamat IP, versi browser, dan halaman yang diakses.
- Cookie. Lihat Cookie Policy kami untuk informasi lebih lanjut.
Dasar Hukum Pemrosesan Informasi Ini
- Persetujuan Eksplisit: Kami meminta persetujuan Anda sebelum mengumpulkan dan menggunakan data Anda, kecuali jika diperlukan untuk tujuan yang sah, seperti menjaga keamanan situs web kami.
Lokasi Pemrosesan Data
- Hosting Situs Web: Situs web ini di-host di Singapura.
- Dengan persetujuan Anda, kami menggunakan pihak ketiga, yaitu Google Analytics, untuk mengumpulkan informasi log internet standar dan pola perilaku pengunjung. Informasi ini disimpan di Amerika Serikat tetapi tidak mengidentifikasi individu. Lihat Cookie policy kami untuk informasi lebih lanjut.
Jangka Waktu Penyimpanan Data
- Log akses pada server web kami: Disimpan selama 6 bulan setelah akses.
Menggunakan Formulir Kontak, Permintaan Callback, Live Chat, Penjadwal Pertemuan, Permintaan Penawaran, dan Email
Ketika seseorang menggunakan layanan ini di situs web kami atau mengirim email langsung kepada kami, kami mengumpulkan:
- Nama Anda
- Alamat email Anda
- Nomor telepon (untuk permintaan callback)
- Informasi lain yang Anda berikan di bagian subjek dan pesan
Dasar Hukum Pemrosesan Informasi Ini
- Persetujuan Eksplisit: Kami mengumpulkan dan menggunakan informasi ini hanya dengan persetujuan Anda.
Lokasi Pemrosesan Data
- Kami menggunakan pihak ketiga, Microsoft, untuk memproses email dan konferensi video. Data ini disimpan di Eropa.
- Kami menggunakan pihak ketiga, WhatsApp, untuk menyediakan layanan live chat. Layanan ini diaktifkan ketika Anda mengeklik tautan dan diarahkan ke platform WhatsApp.
Jangka Waktu Penyimpanan Data
- Data disimpan selama 2 bulan setelah pertanyaan terakhir Anda atau hingga Anda meminta penghapusan data tersebut.
Berlangganan Newsletter Kami
Newsletter kami memberikan informasi terbaru dan penawaran terkait produk serta layanan kami. Ketika seseorang mendaftar untuk menerima newsletter, kami mengumpulkan:
- Alamat email Anda
Dasar Hukum Pemrosesan Informasi Ini
- Persetujuan Eksplisit: Anda harus memberikan persetujuan untuk menerima newsletter dari kami.
Lokasi Pemrosesan Data
- Kami menggunakan pihak ketiga, MailerLite, untuk mengirimkan newsletter. Data ini disimpan di Uni Eropa.
Jangka Waktu Penyimpanan Data
- Data disimpan hingga Anda memilih untuk berhenti berlangganan. Tautan untuk berhenti berlangganan disediakan di setiap newsletter.
Pembelian Layanan Kami
Ketika seseorang membeli layanan dari kami, kami mengumpulkan:
- Nama Anda
- Alamat email Anda
- Nama organisasi
- Alamat organisasi
- Detail sub-akun (opsional)
- Informasi pribadi apa pun dalam tiket dukungan (jika dikirimkan)
Dasar Hukum Pemrosesan Informasi Ini
- Kewajiban Kontraktual: Kami memerlukan informasi ini untuk memenuhi kewajiban kontrak dengan Anda.
Lokasi Pemrosesan Data
- Situs web kami di-host di Singapura.
- Jika Anda membeli layanan dukungan Moodle, mitra Moodle kami dapat mengakses informasi tiket sesuai kebutuhan.
Jangka Waktu Penyimpanan Data
- Data disimpan hingga semua kontrak dengan kami berakhir.
Hak Anda
Sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (PDP) Indonesia, Anda memiliki hak-hak berikut terkait data pribadi Anda:
- Hak untuk Diberitahu: Kami akan selalu memberi tahu Anda tentang bagaimana data Anda diproses.
- Hak Akses: Anda dapat meminta akses ke data pribadi Anda.
- Hak untuk Perbaikan: Anda dapat meminta koreksi atau pembaruan atas data pribadi Anda.
- Hak untuk Penghapusan: Anda dapat meminta agar data pribadi Anda dihapus.
- Hak untuk Membatasi Pemrosesan: Anda dapat meminta agar pemrosesan data Anda dibatasi.
- Hak atas Portabilitas Data: Anda dapat meminta data pribadi Anda dalam format yang dapat dipindahkan.
- Hak untuk Menolak: Anda dapat menolak jenis pemrosesan data tertentu atau menarik kembali persetujuan Anda kapan saja.
Untuk menggunakan hak-hak ini, hubungi Petugas Perlindungan Data (DPO) kami melalui detail kontak yang tertera di bagian atas kebijakan ini.
Bagaimana Kami Mengamankan Informasi Anda
- Pengumpulan Data Minimal: Kami hanya meminta data pribadi yang benar-benar diperlukan.
- Penyimpanan Terbatas: Kami menyimpan data pribadi hanya selama yang diperlukan.
- Tanpa Berbagi ke Pihak Ketiga Tanpa Persetujuan: Kami tidak membagikan data pribadi Anda dengan pihak ketiga tanpa persetujuan eksplisit dari Anda.
- Enkripsi Data dalam Transit: Data pribadi dienkripsi selama proses pengiriman.
- Backup yang Dienkripsi: Backup data di lokasi eksternal (offsite) dienkripsi untuk keamanan tambahan.
- Konfigurasi Sesuai Praktik Terbaik: Sistem dan aplikasi dikonfigurasi mengikuti standar praktik terbaik industri.
- Pemindaian Keamanan Rutin: Pemindaian keamanan secara rutin dilakukan pada sistem yang di-host di cloud.
- Pelatihan Keamanan dan Privasi: Seluruh staf diberikan pelatihan mengenai keamanan dan privasi.
Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan langkah-langkah keamanan dan privasi demi mematuhi Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (PDP) Indonesia.
